Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial (R.O.)

Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial (R.O.)O que é Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial?

O Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial, é o documento formal utilizado regularmente pela Segurança Patrimonial para registrar e comunicar fatos e circunstancias, que de alguma forma, possam interferir negativamente na segurança patrimonial da organização.

O Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial, também conhecido como R.O., tem como objetivo o registro e detalhamento das circunstâncias que se deram um determinado fato, criminoso ou não, cujo qual tem alguma relevância para a segurança patrimonial da organização.

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O modelo de Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial deve fazer parte de Manual de Procedimentos Internos da Organização

O conteúdo do Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial deve ser considerado de acesso restrito.

Seu acesso e conhecimento deve ser dado apenas as partes interessadas, levando se em consideração o grau de sigilo de acordo com o teor das informações contidas.

O que são ocorrências na segurança patrimonial?

É considerado Ocorrência na Segurança Patrimonial todos os fatos ou circunstancia que envolva:

  • Violação ou tentativa de violação de normas e procedimentos internos da organização;
  • Crimes ou tentativas de crimes;
  • Ameaças que ofereçam riscos a segurança da organização;
  • Vulnerabilidades que exponham a organização a riscos;
  • Qualquer tipo de dano a ativos pertencentes a organização;
  • Riscos ou danos a pessoa ligada a organização.

Qual Importância do Relatório de Ocorrência?

O Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial é importante tanto para comunicação de uma ocorrência, como para, formação de banco de dados e históricos de ocorrências para estudos futuros e projeções de riscos.

O Relatório de Ocorrência formaliza uma situação e obrigada a tomada de ações corretivas  ou preventivas.

Serve como evidencia e indicativo para apuração de responsabilidades.

Serve como indicativo ou fornecedor de dados para indicador de desempenho da segurança patrimonial.

Através dos R.Os. é possível quantificar a quantidade de vezes que um determinado fato ou circunstancia ocorreu na organização.

Benefícios dos Relatórios de Ocorrências

  • identificar as ocorrências que mais se repetem;
  • identificar as ocorrências mais relevantes;
  • direcionar ações especificas para reduzir um determinado tipo de ocorrência;
  • mostrar o quanto a falta de  recursos e investimento tem contribuído para o número de ocorrências;
  • mostrar o quanto as ações ou investimentos na segurança tem contribuído para a redução  de  um determinado tipo de ocorrência.

Conteúdo Relatório de Ocorrência

A fim de padronização, o Relatório de Ocorrência deve ser confeccionado em um formulário padrão, aprovado pela organização conforme sua rotina administrativa.

Cada organização, de acordo com sua Cultura Organizacional, estabelece um padrão para os seus documentos, segue alguns itens que acredito ser interessante conter no formulário do R.O.

Os itens propostos visa possibilitar condições apropriadas para facilitar e potencializar o processo de gestão de ocorrências na segurança patrimoial da organização.

1- Numero do R.O.

Numeração sequencial correspondente ao número do  Relatório de Ocorrência emitido no ano em questão, seguido do ano com quatro dígitos. Exemplo R.O. Nº 22/2017.

A numeração dos R.Os. devem ser objeto controle por meio de um Sistema de Controle de Ocorrências. (livro apropriado ou Sistema Eletrônico de Gestão de Ocorrências .

2 – Dados do Emitente

Nome de guerra e registro do colaborar da segurança  patrimonial que procedeu a confecção do Relatório de Ocorrência.

3- Data e hora da emissão do R.O.

Data e  horário em que o R.O. foi confeccionado e registrado pela segurança  patrimonial no seu Sistema de Controle de Ocorrências.

4- Data e hora da ocorrência

Data e horário que se deu a ocorrência ou que a mesma foi constatada pelo informante da ocorrência.

5- Local da ocorrência

Local que se deu a ocorrência.

6- Diretoria, Gerencia, Supervisão relacionada

Refere-se a origem ou responsabilidade pela pessoa, objeto ou local envolvido na ocorrência.

7- Assunto da ocorrência

Para um melhor controle e tratamento das ocorrências, elas devem ser agrupadas e classificadas por assuntos de acordo com suas características e particularidades.

Por exemplo, uma ocorrência sobre uso de crachá de identificação, pode ter como assunto o Controle de Acesso.

Para efeito de padronização, é indicado que a segurança patrimonial da organização, estabeleça uma relação de assuntos para serem utilizados no momento da confecção do R.O., temo como referência  as prováveis  ocorrências as quais possa estar sujeita.

Exemplo de assuntos para registro  de ocorrência:

  • Colisão veículo da frota;
  • Colisão veículo particular;
  • Individuo Suspeito;
  • Controle de acesso de objetos da organização;
  • Controle de Acesso de Empregado;
  • Desaparecimento bem particular de colaborador;
  • Desaparecimento de objeto da organização;
  • etc.

8- Descrição da ocorrência

Local destinado a descrição sucinta  da  ocorrência. 

9- Parecer da Segurança Patrimonial

Espaço destinado ao parecer e encaminhamento da segurança patrimonial.

10- Parecer da área envolvida

Espaço destinado ao parecer da área envolvida na ocorrência.

Exemplo de formulário para relatório de ocorrência:Relatório de Ocorrência da Segurança Patrimonial (R.O.)

Como fazer um Relatório de Ocorrência

Deve-se colher as informações e dados possíveis sobre o fato ou circunstancias a ser relatada.

De posse desses  dados e informações, deve-se fazer um rascunho antes e pedir, .se possível, para um colega ou superior ler, para identificar algum erro de escrita ou de concordância.

Estando tudo certo, o rascunho deve ser escrito manualmente em formulário apropriado, digitado em computador para posterior impressão, ou ainda, digitado em sistema eletrônico de comunicação de ocorrências, de acordo com a disponibilidade da organização.

Independentemente do meio utilizado, o mais importante é o conteúdo relatado.

O R.O. deve ser simples, objetivo e sucinto, porém capaz de transmitir as informações necessárias para o entendimento da ocorrência.

O texto do R.O. deve conter dados suficientes para identificar e localizar as pessoas ou objetos quando estes forem citados.

Durante a escrita do  R.O. o emitente não deve incluir impressões ou suposições pessoais ou de terceiros, deve-se ater aos fatos identificados ou informados.

O R.O. não visa acusar ou defender, e nem explicar o porque do corrido, ele apenas deve relatar o ocorrido.

As investigações posteriores é que vão buscar informações dos porquês e atribuir responsabilidade se for ocaso.

 

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Obrigado pela visita e sucesso na sua carreira profissional!

José Sérgio Marcondes – Autor Artigo

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10 Comentários

  1. Nat disse:

    Artigos muito valiosos.

  2. Jordana disse:

    estou estudando para um concurso e gostei muito desse conteudo muito esclarecedor obg

    • José Sérgio Marcondes disse:

      Olá Jordana!
      Fico muito feliz em saber que os artigos estão contribuindo para seus estudos.
      Obrigado pelo seu comentário.
      Forte abraço e sucesso na sua carreira.

  3. Valeria Matos disse:

    Olá eu estou estudando tópico por tópico o seu conteúdo. Estou satisfeita com a riqueza de detalhes que vc traz. Eu tenho uma pergunta, desculpe se a resposta parecer óbvia para você. Eu queria saber se o R.O. e o Livro de ocorrências são coisas diferentes ou complementares um ao outro. Ou um está contido no outro. Eu não consegui chegar a uma conclusão.

    • José Sérgio Marcondes disse:

      Olá Valeria Matos!

      O R.O. é um complemento do livro de ocorrência.
      O Livro de Ocorrência serve para relatar as atividades rotineiras do turno de trabalho, por exemplo: de quem recebeu e para quem passou o turno de trabalho, quem ocupou determinado posto de serviço em determinado horário, algo orientação passada por um superior e etc.
      “Quando ocorre algo anormal a rotina de trabalho do turno, usa-se o R.O. para descrever tal fato.”
      O R.O. é o documento que serve para relatar ocorrências que fogem a normalidade da rotina de trabalho, por exemplo: um acidente, um princípio de incêndio, um acesso indevido e etc.
      Forte abraço e sucesso na sua carreira.

      Normalmente o livro de ocorrência é restrito ao pessoal da segurança, já o R.O. poderá ser enviado a pessoas fora do quadro da segurança para conhecimento e parecer sobre a ocorrência.

  4. Andrey Machado disse:

    Nota 10 para os conteúdos bem detalhado e esclarecedor!

    O Blog esta sendo usado como fonte para concurso municipal.