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Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial: O que é? Como fazer?

Livro de Ocorrência da Segurança PatrimonialO que é o Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial?

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é uma transcrição oficial das ocorrências e rotinas de um turno de trabalho na segurança patrimonial. Funciona como um resumo fiel e objetivo das ocorrências, atos relevantes, rotina e ordens passadas que aconteceram ou que influenciarão as atividades dos turnos de trabalho.

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial deve registrar todas as informações relevantes relativas ao turno de trabalho da segurança patrimonial.

Normalmente, o Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial é lavrada pelo líder da equipe de serviço ou pelo próprio vigilante caso trabalhe só.

O livro de ocorrência da segurança patrimonial é um documento de valor jurídico, por essa razão, deve ser escrito de tal maneira que não possam ser introduzidas modificações posteriores  e com atenção especial ao texto, caligráfica e escrita correta.

Importância do Livro de Ocorrência

  •  É um registro histórico que fornece informações sobre o posto de serviço;
  • Auxilia o vigilante na comunicação e registro de  fatos relevantes sobre seu serviço;
  • Ajuda na divulgação de informações relevantes sobre o serviço sem prejuízo ou distorção de conteúdo;
  • Permite que o  vigilante oficialize algum fato ou comunicado, evitando acusações futuras de omissão;
  • Permite o registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial  nos postos de serviço de acordo com os respectivos horários de trabalho;
  • Serve como meio de consulta para tirar dúvidas sobre orientações passadas;
  • Preserva o registro e a ordem dos acontecimentos;
  • Facilita o controle e administração de material carga (material e equipamentos sob responsabilidade  dos  vigilantes);
  • Auxilia e oficializa a passagem de serviço entre os turnos de trabalho;
  • Serve como meio de pesquisa e prova nos processos de investigação interna;
  • Pode ser utilizado como meio auxiliar de prova em processos judiciais.

Características do Livro de Ocorrência

Como o próprio nome sugere, o livro de ocorrência, deverá  ser  escrito em um livro apropriado para esse  fim, modelo “Livro Registro Ata”.

As folhas do livro de ocorrência da segurança patrimonial deverão ser numeradas tipograficamente. 

A numeração das folhas deverá seguir uma sequencia numérica (normalmente numeradas de um (1) a 50 (cinquenta); um (1) a cem (100) ou outras variação julgadas necessárias).

As folhas do livro deverão ser  rubricadas , uma a uma, para atestar que nenhuma folha está faltando.

O livro de ocorrência  deverá ser utilizado especificamente e unicamente para o registro de ocorrência do posto de serviço;

O livro de ocorrência  deverá conter termo de abertura e terno de encerramento.

Termo de  Abertura e Encerramento

O Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial  deverá ter um termo de abertura e um termo de encerramento, o que lhes dá um cunho oficial.

O termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está totalmente preenchido ou o posto foi desativado por algum motivo, e pronto para arquivamento.

Os termos de  abertura e de  encerramento, deverão ser feitos e assinados pelo gestor da segurança patrimonial do local.

Exemplos termo de  abertura e enceramento:

TERMO DE ABERTURA

Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, e servirá para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviço da (nome do estabelecimento) situado a rua ____________,  nº _____, bairro___________ na cidade___________ estado de ___________.

Cidade, mês, ano.

_______________________________

Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

TERMO DE ABERTURA

Contém o presente livro (quantidade de folhas) folhas tipograficamente numeradas e rubricadas, que foi utilizado para o Registro de Ocorrências dos turnos de serviço da Segurança Patrimonial do posto de serviço da (nome do estabelecimento) situado a rua ____________,  nº _____, bairro___________ na cidade___________ estado de ___________. O qual esta sendo encerrado nesta data, tendo como ultima folha  preenchida a de numero …(descrito extensa da numeração), e disponibilizado para arquivamento e consultas posteriores.

 

Cidade, mês, ano.

_______________________________

Assinatura Gestor da Segurança Patrimonial

Conteúdo do Livro de Ocorrência

1. Empresa Prestadora de Serviço:

Espaço dedicado ao nome da  empresa prestadora  dos serviços de segurança, em se tratando de segurança orgânica esse item poderá ser ignorado.

2. Estabelecimento:

Espaço dedicado ao nome do estabelecimento onde o serviço de segurança é prestado.

3. Cidade, dia, mês e ano:

Espaço dedicado a cidade onde fica localizado o estabelecimento e a data do registro dos fatos.

Caçapava, SP, 15 de  abril de 2017.

4. Recebimento do serviço:

Espaço dedicado a formalização e registro do recebimento serviço.

Exemplo: Recebi o serviço do vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações”  – conforme o caso -,  com todas as ordens em vigor.

5. Material Carga:

Espaço dedicado a relação de material existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ou equipe de serviço

Exemplo: colete balístico, rádio HT, lanternas, capas de chuvas etc

6. Veículos:

Espaço dedicado a relação de veículos existente no posto de serviço e sob responsabilidade do vigilante ou equipe de serviço.

É recomendado anotar:

  • Placa do veiculo;
  • km no recebimento do serviço;
  • km na passagem do serviço;
  • Abastecimento realizados dentro do turno de serviço;
  • Alterações no veiculo  se ocorridas  ou identificadas.

7. Armamento:

Espaço dedicado a distribuição das armas dos posto de serviço, onde  deverá ser  associado o  numero do armamento ao registro do vigilante que portará a  arma naquele turno de serviço.

7. Distribuição dos Postos de Serviço:

Espaço dedicado ao registro da distribuição do efetivo da segurança patrimonial nos postos de serviço de acordo com os horário de ocupação.

Normalmente é feito uma tabela contendo o  nome do posto de serviço, o horário (período, exemplo: 14:oo x 15:oo) e registro do vigilante que ocupou o posto.

8. Ocorrências:

Espaço dedicado ao registro de ocorrências e  ordens/orientações passadas no turno de serviço;

O registro  deve  ser feito de forma resumida.

Dependendo  da complexidade e importância da ocorrência, ela também deverá ser registrada em relatório de ocorrência.

Havendo necessidade de confecção de Relatório de Ocorrência, o número e assunto do(s)  relatório(s) deverá(ão) ser registrado(s) nesse campo.

Caso não tenha ocorrido nada coloque apenas “Nada houve a registrar”.

9. Passagem do Serviço:

Espaço dedicado a formalização e registro da passagem do serviço.

Exemplo:  Passei o serviço ao vigilante Pedro, registro 34533, “sem alterações ou com alterações”  – conforme o caso -, com todas as ordens em vigor.

10. Cidade/Data/ Assinatura

Espaço dedicado ao local, data e assinatura do fechamento do livro de  ocorrência.

Deverá ter dois campos de assinatura  no final do registro das ocorrências, um destinado ao vigilante que confeccionou o livro de ocorrência e que fará a passagem do serviço e outro destinado ao vigilante que receberá o serviço.

O vigilante que passa o serviço e o  vigilante que recebe o  serviço, deverão  assinar  o livro no ato da passagem de serviço.

Como Escrever o Livro de Ocorrência

O conteúdo do livro de ocorrência dependerá das características e particularidades  do posto de serviço e da atividades desenvolvidas  no estabelecimento.

O Livro de Ocorrência deverá ser redigido de tal forma que dificulte qualquer modificação posterior.

A escrita deverá ser clara, objetiva, sucinta e de fácil  leitura e entendimento.

A caligráfica não precisa ser bonita ou desenhada, porém, deverá ser de fácil entendimento, de forma a se evitar duvidas ou equívocos sobre o escrito.

Erros na escrita

Em caso de erro no preenchimento do  livro  de ocorrência, deverá ser  empregada a expressão retificativa “digo ou leia-se”, como nos exemplos abaixo:

Exemplo  – O uso do digo:
“A sala 23 deve permanecer aberta , digo,  a sala 24.”

Exemplo – do uso do leia-se:
“Ressalva: onde se lê sala 23, leia-se sala 24.”

Quando se constatar erro ou omissão depois do encerramento do livro, usa-se a expressão “em tempo” logo abaixo do encerramento do livro:

Exemplo:  “Em tempo: Na linha vinte, página vinte e  dois, onde se lê março, leia-se abril”.

Regras Gerais

  • O livro de ocorrência deve ser considerado um documento sigiloso e de  acesso restrito as partes interessadas e autorizadas;
  • O livro de ocorrência deve ser considerado um documento oficial e de valor jurídico, que requer cuidados no seu uso e guarda;
  • O livro de ocorrência deve ser escrito com caneta esferográfica azul ou preta;
  • Não deve haver rasuras, folhas rasgadas, folhas arrancadas, uso de canetas marca texto, manchas ou emendas;
  • Não deve ser utilizado nenhum tipo de corretivo;
  • Não deve ser pulado linhas ou folhas;
  • Não devem ser anotados recados ou fatos particulares dos colaboradores que trabalham no local.

 

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José Sérgio Marcondes – Autor Artigo

Sobre José Sérgio Marcondes

Especialista em Segurança Privada – CES
Consultor em Segurança Privada

8 Comentários

  1. Eliel REzende Ernesto

    Com certeza o livro de ocorrência do vigilante e uma fundamental ferramenta em favor dos vigilantes. Pena que uma boa parte dos vigilantes não tem coragem de escrever as informações e ate mesmo uma reclamação do seu local de trabalho uma sugestão uma falha na sua área de trabalho , Mais interessante e que não e só o vigilante infelizmente alguns supervisores que quando vai no posto de serviço e nem olha o livro de ocorrência e alguns quando olha ainda reclama do vigiante ter colocado as informações .Costumo dizer que o livro e uma defesa do vigilante.

    • José Sérgio Marcondes

      Olá Eliel Rezende Ernestor!
      O livro de ocorrência é uma das ferramentas de trabalho do vigilante, e o mesmo deveria ser incentivado a relatar as ocorrências, para que as mesmas pudessem ser solucionadas.
      É obrigação do supervisor de segurança patrimonial, visitar os postos de serviço e ler o livro de ocorrência, e deve dar um visto em cada folha que leu, e anotar as ocorrências relevantes para tomada de medidas necessárias.
      Obrigado pelo seu comentário.
      Forte abraço e sucesso na sua carreira!

  2. Jorge Tadeu Aguilar

    Eu concordo com Eliel , o livro de ocorrência fundamental no Posto de serviços se tratando numa ocorrência a onde se faz necessário abertura e fechamento do Posto ,bem anotações das ocorrências , eu sempre atue no Operacional, e tinha por obrigações a fiscalização do Livro de Ocorrência , quando na passagem pelo Posto., é pena dizer mais hoje poderia evitar diversos problemas em relação o fato alguns Colegas nem se preocupar em olha o livro de ocorrência ,e ainda querer criticar ou reclamar do Vigilante ou Porteiro , acho que algo deve ser feito pela empresa na nessa questão.

  3. Valmir Belarmino de Oliveira

    Verdade , é muito comum nos postos você encontrar o livro rasurado,marca texto e corretivo. Você instrui o vigilante e conscientiza da importância do livro ,mas é uma missão difícil. Peguei vários livros com trocas de ofensas entre os colaboradores. Em todos casos foram advertidos e corrigidos.

  4. O preenchimento do livro de ocorrência dentro da norma da segurança é essencial para se prevenir contra qualquer tipo de omissão 👍

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