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Controle Como Função Administrativa: Conceitos e Fundamentos

Controle Como Função Administrativa: Conceitos e FundamentosControle Como Função Administrativa

O controle como função administrativa tem como finalidade analisar o trabalho que esta sendo desenvolvido comparando o que foi feito ou está sendo feito com o que deveria ser feito ou alcançado, com o objetivo de apontar desvios em relação ao planejado e propor alternativas para superar as dificuldades encontradas .

A função de controle está intimamente relacionada e comprometida com o processo administrativo: Planejamento, Organização e  Direção.

Controle Como Função Administrativa

Através do controle o administrador completa o seu trabalho, fecha o círculo das atividades administrativas (CHIAVENATO, 1989; KRON;GRAY 1994).O controle como função administrativa é necessário tanto no inicio como ao final de alguma atividade.

Objetivos da Função de Controle

O controle como função administrativa tem como objetivos:

  •  Corrigir as falhas ou erros considerando todas as fases do processo administrativo, ou seja, o planejamento, a organização e a direção, indicando medidas de correção;
  • Prevenir novas falhas ou erros, sugerindo meios de se evita-los no futuro.

A importância do controle está em se assegurar o cumprimento do que foi planejado e o alcance dos objetivos propostos, garantindo-se que as atividades foram realizadas conforme o que foi planejado e de acordo com as ordens transmitidas.

Princípios Gerais de Administração Aplicados ao Controle

Dentre os princípios gerais de Administração CHIAVENATO (1993), cita 04 como sendo aplicados ao controle:

1) Princípio de Garantia do Objetivo:

O controle deve contribuir para o alcance dos objetivos, identificando e localizando as falhas ou distorções existentes nos planos indicando as correções a serem feitas para que se alcancem os objetivos.

2) Princípio da Definição dos Padrões:

O controle deve estar baseado em padrões objetivos, ou seja, de desempenho e de qualidade, objetivamente colocados e precisamente estabelecidos.

3) Princípio da Exceção:

O administrador deve preocupar-se mais com as coisas que andam mal, ou seja, os desvios importantes do que com as situações normais, concentrando os esforços de controle para os desvios e as exceções.

4) Princípio da Ação:

O controle deve indicar providências para a correção dos desvios identificados, sendo que ele só se justifica quando proporciona esse tipo de ação para as falhas apontadas.

Passos para Realizar um Processo de Controle/ Aavaliação

Todo processo de controle/avaliação segue os seguintes passos:

1- Estabelecimento de padrões ou normas 

Os padrões são um modelo a ser seguido, as normas são regras, referências que proporcionam meios para se estabelecer o que se deverá fazer e qual o desempenho ou resultado desejado.

Padrões e normas devem ser realistas para que sejam adequados (CHIAVENATO, 1993; ROBBINS, 1990).

Os padrões devem possuir algumas características indispensáveis:

  • Serem elaborados a partir daqueles que irão utilizá-los, pois se impostos estes têm poucas chances de serem praticados;
  • Serem fruto de consenso do grupo que irá utilizá-los;
  • Serem simples, sucintos e redigidos em linguagem clara, de forma corriqueira;
  • Serem baseados na prática, retratando a forma como as coisas funcionam (NOGUEIRA, 1996).

2 – Estabelecimento de uma Unidade de Medida 

Para que se possa determinar qual o desempenho alcançado é necessário que se tenha informações a seu respeito, é necessário que se realize uma medida.

Com freqüência para medir utilizamos a observação do desempenho que consiste em estarmos acompanhando, conhecendo, monitorando o desempenho para obtermos informações a respeito do que se está controlando; além disso, pode-se fazer uso também de relatórios estatísticos (CHIAVENATO, 1993; ROBBINS, 1990).

O que medimos são os critérios utilizados no processo de avaliação que determinam, na maioria das vezes, aquilo que a equipe procurara desempenhar com perfeição.

3 – Comparação do desempenho com o padrão estabelecido

Consiste na avaliação propriamente dita formal ou informal, do desempenho, tendo como base os padrões estabelecidos comparando os resultados alcançados com os esperados; ou seja é o grau da diferença entre o desempenho real e o desejado.

4 – Ação corretiva

Visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer, mantendo as ações dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados, e as variações, erros ou desvios sejam superados. (CHIAVENATO, 1993).

 

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José Sérgio Marcondes – Autor Artigo

 

Sobre José Sérgio Marcondes

Especialista em Segurança Privada - CES Consultor em Segurança Privada

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